ETAPPE 01
Productivity Habits Digital Collaboration
Vom digitalen Flickenteppich zur Zusammenarbeit mit System.
Klare Informationswege, eindeutige Verantwortlichkeiten und Routinen, die im Alltag funktionieren. Gemeinsam erarbeitet und eingeübt in einem Transformationsprozess, der aus verzettelten Vorgehensweisen verlässliche digitale Kollaboration macht.
Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit
25 Jahre Arbeitswelt im Wandel
Wie sich die Arbeitsweise in Unternehmen
in den letzten 25 Jahren verändert hat.
Mehr Informationen und Komplexität führen zu neuen Werkzeugen und Arbeitsweisen. Doch irgendwann geht im Zusammenspiel der Überblick verloren.
ETAPPE 02
Teams entwickeln ihre eigenen Methoden.
ETAPPE 03
Neue Anforderungen bringen weitere Lösungen.
ETAPPE 04
Das Zusammenspiel hält nicht mehr mit.
Illustrative, KI-generierte Arbeitsszenen.
DIE FOLGE
Verantwortlichkeit schwindet, Projekte werden unübersichtlich, Informationen liegen an mehreren Orten gleichzeitig.
Der Transformationsprozess
In fünf Phasen zur digitalen
Zusammenarbeit mit System.
Vom Informationsbedarf zur eigenständig getragenen Zusammenarbeit. Jede Phase liefert ein greifbares Ergebnis.
PHASE 01 / Analyse
Den Informationsbedarf verstehen.
Entstehung verstehen. Übergaben prüfen. Lücken und doppelte Pflege erkennen.
- Geschäftskritische Aufgaben und Referenzinformationen bestimmen
- Entstehung, Bewertung und benötigte Empfänger klären
- Anforderungen an Verfügbarkeit und Historie erfassen
Welche Fragen klären wir?
Wann und wo tritt eine Information zum ersten Mal auf? Wer erkennt ihre Bedeutung und entscheidet über die weitere Behandlung? Für wen muss sie wann verfügbar sein? Wir nehmen auch die heute verwendeten Anwendungen und Arbeitsweisen auf und machen Lücken, Unklarheiten und unnötigen Aufwand sichtbar.
PHASE 02 / Zielbild
Arbeitsweise und Systemlandschaft definieren.
- Für jede Rolle Erfassung, Bewertung und Zuordnung festlegen
- Die passende Kombination von Anwendungen bestimmen
- Das Soll-Modell mit der bestehenden Praxis abgleichen
Was bleibt, was verändert sich?
Was die Anforderungen bereits gut erfüllt, bleibt erhalten. Wir unterscheiden zwischen klareren Vereinbarungen, einer besseren Einrichtung vorhandener Werkzeuge und tatsächlichen Änderungen der Systemlandschaft. Informationsorte, Verknüpfungen, Verantwortlichkeiten und Reviews werden verbindlich festgelegt.
PHASE 03 / Einrichtung
Das Zielbild im Pilot umsetzen.
- Arbeitsräume, Ablagen und Aufgabenübersichten einrichten
- Bestehende Informationen und laufende Arbeit überführen
- Zugriffe und technische Voraussetzungen mit der IT klären
Wie prüfen wir die Einrichtung?
An realen Beispielen prüfen wir, ob Informationen am richtigen Ort ankommen, für die vorgesehenen Personen verfügbar sind und sich ihr Bearbeitungsstand nachvollziehen lässt. Bei weitergehenden Anforderungen an Konten, Berechtigungen oder Infrastruktur werden passende Partner einbezogen.
PHASE 04 / Befähigung
Die Anwendung sicher beherrschen.
- An tatsächlichen Aufgaben trainieren
- Führungskräfte in Übersicht, Reviews und Entscheidungen schulen
- Neue Handgriffe durch Übung und Coaching festigen
Wie wird aus Wissen sicheres Können?
Die Beteiligten üben wiederholt, Informationen zu erfassen, ihre Bedeutung zu beurteilen, richtig zuzuordnen und aktuell zu halten. Training und Coaching richten sich nach Aufgaben und Vorkenntnissen. Rückmeldung und erneute Anwendung festigen die Arbeitsweise.
PHASE 05 / Verankerung
Wirksamkeit prüfen und Verantwortung übergeben.
- Auffindbarkeit, Aktualität und Zuständigkeiten überprüfen
- Hindernisse beheben und Routinen festigen
- Pflege und Weiterentwicklung an benannte Verantwortliche übergeben
Wann ist der Prozess abgeschlossen?
Die Abschlusskriterien werden zu Beginn vereinbart. Entscheidend ist die sichere Anwendung im Alltag: verständliche Standards, funktionierende Reviews und Verantwortliche, die das System pflegen können. Weitere Abteilungen und zusätzliche Coachingtermine werden bei Bedarf separat angeschlossen.
Erfahrung aus der Umsetzung · Gruner
«Ich habe zum ersten Mal ein klares System, dem ich aufgrund von einfachen Grundsätzen folgen kann.»
Gabriel AckermannSenior Projektleiter · Gruner
Werkzeuge & Arbeitsweisen
Der passende Tool-Mix.
Eine gemeinsame Arbeitsweise.
Wählen Sie ein Beispiel und entdecken Sie, wie Werkzeuge und Arbeitsregeln zusammenspielen. Die konkrete Aufteilung entwickeln wir mit Ihrem Unternehmen.
BEISPIEL · UMBAU GEWERBEHALLE NORDMicrosoft 365 + Fieldwire
Eingänge
Neue Informationen erhalten einen klaren nächsten Schritt.
OutlookFieldwire
E-Mails kommen im vereinbarten Postfach an. Fieldwire bündelt Benachrichtigungen zu Aufgaben und Änderungen. Neue Beobachtungen auf der Baustelle werden als Aufgabe erfasst.
GEMEINSAME ARBEITSREGEL
Eine verantwortliche Person sichtet, bewertet und ordnet jeden Eingang zu. Innerhalb von 24 Stunden ist der nächste Schritt geklärt.
Kommunikation
Abstimmen, wo der Zusammenhang sichtbar bleibt.
TelefonOutlookTeams
Telefon für die schnelle Klärung, Teams für die interne Abstimmung und Outlook für E-Mails. Relevante Zusagen werden anschliessend am gemeinsamen Vorgang festgehalten.
GEMEINSAME ARBEITSREGEL
Projektbezogene Absprachen gehören in den gemeinsamen Arbeitsraum. Eine neue Aufgabe wird ausdrücklich zugewiesen.
Aufgaben & Verantwortung
Eine Aufgabe. Eine verantwortliche Person. Ein klarer Status.
PlannerMicrosoft To Do
Planner macht gemeinsame Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine sichtbar. Microsoft To Do unterstützt die persönliche Tagesplanung. Baustellenaufgaben bleiben in Fieldwire.
GEMEINSAME ARBEITSREGEL
Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und einen Termin. Eine Baustellenaufgabe wird nicht parallel in Planner nachgeführt.
Projektübersicht
Fortschritt erkennen und gezielt eingreifen.
Fieldwirevereinbarter Führungsrapport
Fieldwire zeigt den Fortschritt der Baustellenaufgaben. Für die Führung werden relevante Projektstände, Abweichungen und Entscheidungsbedarfe zusammengefasst.
GEMEINSAME ARBEITSREGEL
Projektleitung aktualisiert den Stand vor dem Review. Führung sieht offene Entscheidungen und Risiken; operative Details bleiben beim Projekt.
Wissen & Entscheidungen
Wissen sichern. Entscheidungen nachvollziehen.
OneNoteSharePoint
Ein gemeinsamer Wissensbereich enthält Arbeitsstandards, Checklisten und Erfahrungen. Projektbezogene Erkenntnisse werden bei Bedarf übernommen.
GEMEINSAME ARBEITSREGEL
Wissen erhält einen festen Ort und eine zuständige Person für die Pflege. Verlinken statt dieselben Inhalte mehrfach ablegen.
Dateien & Unterlagen
Den verbindlichen Stand schnell finden.
SharePointFieldwire
SharePoint führt die vereinbarten Projektunterlagen. Baustellenpläne und aufgabenbezogene Nachweise liegen dort, wo das Team damit arbeitet – im Beispiel in Fieldwire.
GEMEINSAME ARBEITSREGEL
Für jede Dokumentart ist ein führender Ort vereinbart. Geteilt wird der Link zum aktuellen Stand, nicht eine weitere Dateikopie.
Einblick in die Praxis
So wird gemeinsame Arbeit sichtbar.
Aufgaben, Besprechungen und Unterlagen an einem gemeinsamen Ort. Drei nachgestellte Ansichten nach Florians Praxisbeispielen – mit fiktiven Inhalten.
Reviews & Führung
Wöchentlich prüfen: Was ist offen? Wo fehlt eine Entscheidung? Welche Vereinbarung braucht Aufmerksamkeit?
Einblicke aus Marty und Gruner
Gemeinsam am System arbeiten.
Das Marty-Praxisvideo zeigt die Arbeit mit dem Team an seiner digitalen Zusammenarbeit.
Marty-Video auf YouTube öffnen ↗Gruner: vom Trainingspilot zum internen Angebot.
Weitere Durchführungen und begleitendes Gruppencoaching bauen auf den Erfahrungen des ersten Pilots auf.
Gruner-Video auf YouTube öffnen ↗Erfahrung aus der Umsetzung · Gruner
«Seit dem Kurs bin ich Feuer und Flamme dafür. Gerne möchte ich meine beiden Projektleiter anmelden.»
Sasha VresTeamleiter Energie & Sicherheit · Gruner
Unser Vorschlag für den Start
Vier Bausteine.
Ein klarer Weg zur Umsetzung.
Nach der Analyse entscheiden wir gemeinsam über den Umfang. Einrichtung, Training und Begleitung passen wir an die gewählte Gruppe an.
Verstehen.
Den Rahmen schaffen.
Zeitrahmen: zwei Wochen ab Projektstart.
Bis dahin liegen Ist-Bild, erstes Soll-Modell und Umsetzungsvorschlag vor.
bis 9.600 CHFBeratungsumfang · Reise zusätzlich
Eine Abteilung im Kontext des Gesamtunternehmens. Florian nimmt die Arbeit vor Ort auf und entwickelt daraus das erste Soll-Modell.
- Zwei Tage vor Ort in München
- Vorbereitung, Ist-Bild und Soll-Modell
- Informationswege, Rollen und Review-Routinen
- Umsetzungsplan, Ergebnisgespräch und eine gebündelte Überarbeitung
So setzt sich der Preis zusammen
Festpreiselement: zwei Tage Aufnahme à acht Stunden: 3.840 CHF.
Ausarbeitung: nach Aufwand bis zu 24 Stunden à 240 CHF, maximal 5.760 CHF. Enthält Vorbereitung, Ausarbeitung und Ergebnispräsentation.
Reise: Florian allein nach München. Reisezeit, Fahrt und Übernachtung werden vor Beauftragung als separate Pauschale vereinbart.
Mehrumfang nur nach vorheriger Vereinbarung. Steuerliche Behandlung im separaten Angebot.
DAS HABEN SIE AM ENDE
Entscheidungsgrundlage für die Umsetzung
Ein dokumentiertes Ist-Bild, ein erstes Soll-Modell für Tools und Informationswege, klare Rollen sowie ein Umsetzungsvorschlag mit Aufwandsschätzung. Damit können Sie über die Umsetzung entscheiden.
DIE ENTSCHEIDUNG NACH DER ANALYSE
Pilotabteilung oder ganze Firma?
Wir entscheiden gemeinsam, ob wir mit einer Pilotabteilung starten oder die Zusammenarbeit direkt im gesamten Unternehmen einführen. Das Zielbild bleibt dasselbe; Umfang und Reihenfolge der Umsetzung werden darauf abgestimmt.
Die Arbeitsumgebung
einsatzbereit machen.
Nach der AnalyseIndividuelles Angebot für die Einrichtung
Wir richten die vereinbarte Umgebung für die Pilotabteilung oder die breitere Einführung ein.
- Bei Bedarf: gemeinsamer Team-Workshop
- Teams-Gruppen und Kanban-Boards einrichten
- Zuständigkeiten und Arbeitsregeln festlegen
- Ablagen und Übergaben zu Fieldwire gestalten
Wie legen wir den Umfang fest?
Nach der Analyse klären wir, welche Workshops, Einrichtungen und technischen Anpassungen erforderlich sind. Daraus erstellen wir ein abgegrenztes Angebot mit Leistungen, Aufwand und Preis.
Dazu können ein Team-Workshop, Teams-Gruppen, Kanban-Boards sowie Übergaben und Schnittstellen zu Fieldwire gehören.
DAS HABEN SIE AM ENDE
Eine einsatzbereite Arbeitsumgebung mit klaren Informationsorten, Aufgabenwegen und Zuständigkeiten.
Die gemeinsame
Arbeitsweise einüben.
13.000 CHFPro Gruppe · bis zu 24 Personen
Productivity Habits Fundamentals vermittelt die Grundlagen für eine verlässliche digitale Arbeitsweise.
- Sechs Module · zwölf Trainingsstunden
- Mitarbeitende und Führung befähigen
- Arbeitsweisen praktisch anwenden
DAS HABEN SIE AM ENDE
Die Beteiligten kennen die gemeinsame Arbeitsweise und haben ihre Anwendung im Training geübt.
Anwendung prüfen.
Gewohnheiten festigen.
5.400 CHFPro begleiteter Gruppe · sechs Monate
Monatliche Gruppencoachings begleiten die Umsetzung im Arbeitsalltag.
- Sechs Termine à zwei Stunden
- Fragen und Hindernisse gemeinsam klären
- Anwendung prüfen und Routinen nachschärfen
So setzt sich der Preis zusammen
Sechs Monate × zwei Stunden Gruppencoaching × 450 CHF pro Stunde = 5.400 CHF. Zusätzliche Einrichtung oder technische Umsetzung ist nicht Bestandteil des Coachings.
DAS HABEN SIE AM ENDE
Erfahrungen aus dem Alltag sind ausgewertet, offene Anwendungsfragen bearbeitet und die gemeinsamen Routinen nachgeschärft.
GESPRÄCHSVORSCHLAG FÜR HÖNNINGERUmfang und Zusammenarbeit
Wir betrachten eine Pilotabteilung und ihre Schnittstellen zu Baustelle, Büro und Geschäftsführung. Markus Kapfer bleibt Sponsor und Ansprechpartner für die Abstimmung. Florian verantwortet Aufnahme, Ausarbeitung und Begleitung.
Hönninger stellt Gesprächspartner, reale Arbeitsbeispiele und Einblick in die vorhandenen Systeme bereit. Fieldwire bleibt Teil der Untersuchung. Technische Schnittstellen, Rechte und notwendige Partnerleistungen werden geprüft, bevor sie zugesagt werden.
Preisrahmen zur Orientierung. Die verbindlichen Leistungen, Reise und steuerliche Behandlung werden im separaten Angebot festgehalten.
Erfahrung aus der Umsetzung · Marty Bautrocknungen
«Digitale Gewohnheiten der Mitarbeitenden, saubere Abstimmung und ein guter Software-Mix reduzieren Missverständnisse. Sie geben uns den Überblick über unsere Baustellen […]»
Rico MartyInhaber und Geschäftsführer · Marty Bautrocknungen
Das Ergebnis
Woran wir den Erfolg messen.
Klare, überprüfbare Arbeitsweisen zeigen, ob die Zusammenarbeit im Alltag funktioniert. Diese Kriterien vereinbaren wir zu Beginn und prüfen sie gemeinsam im Pilot.
01Informationen kommen im System an
Mitarbeitende auf jeder Stufe haben eine klare Sammelpraxis. Relevante Informationen münden im gemeinsamen System.
02Jeder Eingang hat eine Verantwortung
Für jedes Postfach und jeden Eingang ist klar, wer die Verarbeitung übernimmt und wer die Person vertritt.
03Innerhalb von 24 Stunden entschieden
Eingänge werden gesichtet, bewertet und zugeordnet. Der nächste Schritt steht fest – auch wenn die Erledigung später erfolgt.
04Einmal verbindlich verarbeiten
Die verantwortliche Person prüft die Nachricht und entscheidet über den nächsten Schritt. Mehrfache parallele Sichtung entfällt.
05Ein verbindlicher Informationsort
Jede Information hat einen festgelegten Ablageort. Die Beteiligten wissen, wo sie den aktuellen Stand finden.
06Reviews gehören zur Woche
Regelmässige Reviews halten Projektstände, offene Aufgaben und Vereinbarungen aktuell – im Team und für die einzelne Person.
WAS SICH DADURCH VERBESSERT
Aktuelle Projektstände. Klare nächste Aufgaben für Teams und Einzelne. Weniger Ablenkung. Vereinbarungen, die nicht verloren gehen.
Wie überprüfen wir die Fortschritte?
Wir vergleichen konkrete Beispiele vor und nach dem Pilot: Kommen Informationen im richtigen System an? Sind Eingänge innerhalb der vereinbarten Frist verarbeitet? Finden die Beteiligten den aktuellen Projektstand? Sind nächste Aufgaben eindeutig zugeordnet und Reviews tatsächlich durchgeführt?
Für die 24-Stunden-Frist legen wir gemeinsam fest, welche Eingänge sie betrifft, wie Arbeitstage und Abwesenheiten behandelt werden und wer die Vertretung übernimmt.
Wie könnte Zusammenarbeit
mit System bei Ihnen aussehen?
Transformationsprozess besprechen Ihr Team
Wir verantworten die Umsetzung.
PROJEKTLEITUNG & TRAINING
Florian Bosch
Verantwortet die Projektleitung, die Gestaltung der digitalen Arbeitsumgebung sowie Training und Coaching der Mitarbeitenden. Bringt Erfahrung aus der Organisation länderübergreifender Kollaboration im Vertrieb bei Endress+Hauser mit.
KONZEPT & PRAXISERFAHRUNG
Steven Käser
Gründer der Productivity Habits Methode. Bringt Umsetzungserfahrung aus zwei Bauunternehmen mit, die er als Miteinhaber seit über fünf Jahren mitführt: workflow.swiss und Marty Bautrocknungen. Verantwortet Methodik und konzeptionelle Ausrichtung.
Auf Unternehmensseite: Eine verantwortliche Führungskraft trägt die Veränderung gemeinsam mit der Abteilung. Mitarbeitende bringen ihre Erfahrung ein und gestalten den Standard mit.
Technische Unterstützung: Die Einrichtung erfolgt auf vorhandener Infrastruktur. Bei tieferen Fragen zu Konten, Berechtigungen oder Infrastruktur werden interne IT oder passende Partner einbezogen.
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